8 dicas para reduzir os erros no picking
Os erros no picking estão entre os principais inimigos da saúde financeira de um negócio. Pode ser que no dia a dia da operação, ninguém preste muita atenção neles, mas quando ocorrem com frequência, o prejuízo vem e de forma nítida. Estudos revelam que um único erro no picking pode reduzir a lucratividade de um pedido em até 13%. E não se trata apenas da receita. Tem uma consequência ainda pior: a perda de clientes. Trata-se, portanto, de um efeito dominó que pode causar muitos danos ao negócio.
Isso já demonstra que não dá para admiti-los no armazém. E, na verdade, acaba vindo como um grande incentivo para que as empresas implementem as melhorias práticas e tecnologias para alcançar a precisão necessária no processo de separação. Além disso, é importante que os gestores conheçam os erros mais frequentes e saibam como é possível reduzi-los. É sobre isso que vamos falar neste texto.
Para que você compreenda melhor o contexto, listamos as situações de erros mais frequentes:
• Escolher um item errado.
• Selecionar a quantidade incorreta (a mais ou menos).
• Escolher um item inaceitável devido a danos, rotulagem ou embalagem incorreta.
• Trocar os dados.
• Perder ou esquecer os itens em algum local.
Na sua empresa, alguns desses erros ocorrem com frequência? Se sim, é hora de mudança.
Qual é a taxa de erros no picking aceitável para a sua empresa?
Em operações que não utilizam código de barras ou etiquetas RFID, taxas de erros entre 1% e 2% podem ser esperadas. Quando há a implementação correta das tecnologias no armazém, envolvendo todos os processos, a taxa de precisão pode aumentar para 99,99%, o que, na verdade, deveria ser o percentual aceitável. Entenda o porquê:
Se a sua empresa tem uma taxa de erro de 1%, trabalhando com uma média de 2.000 pedidos por dia, em 260 dias úteis no ano e, se cada erro custar em média R$ 50 (considerando apenas os custos operacionais), o prejuízo anual será de:
1% de 2.000 = 20
20 x 260 = 5.200
5.200 x R$ 50 = R$ 260.000
R$ 260.000: esse é o prejuízo que você pode ter anualmente.
Deu para perceber como a taxa de 1% pode parecer pequena, mas, na realidade, esconde um grande problema? Com os erros no picking, sua operação sofrerá impactos como:
1) Vendas perdidas: um único erro no envio pode afetar a percepção do cliente sobre todo o pedido. Isso gera insatisfação e diminui a retenção de clientes no seu negócio.
2) Retorno: as devoluções são caras, envolvendo desde o custo para documentar o problema, frete de retorno e reenvio, etc.
3) Frete mais caro: provavelmente, você terá que agilizar a entrega do item correto após a devolução e é bem provável que pague mais caro pelo frete.
4) Nova embalagem: você terá que gastar com uma nova embalagem para enviar o produto certo ao cliente e também nos casos em que é possível reutilizar o item devolvido.
5) Custos de mão de obra: erros significam horas desperdiçadas, o que aumenta os custos da sua mão de obra.
6) Custos de atendimento e vendas: sua equipe gastará mais tempo para atender a reclamação e encontrar uma solução. E o pior: muitas vezes, desperdiçando minutos que poderiam ser utilizados para fazer novas vendas.
É por esses motivos que as empresas têm priorizado cada vez mais a precisão no processo de separação. E isso começa reconhecendo os erros e buscando as melhores formas para reduzi-lo. Confira no tópico a seguir dicas valiosas para que você também consiga diminuir a ocorrência dessas falhas na sua operação.
Como reduzir os erros de picking
#1 Rastreie todos os erros ocorridos e calcule seus custos
Entre todas as métricas que você deve ter no seu armazém, uma das principais é aquela relacionada ao número de erros ocorridos, suas causas e os custos gerados. Indicadores como o OTIF (On Time In Full) e OFR (Order Fill Rate) poderão te auxiliar na identificação das taxas de erros.
#2 Mapeie todos os seus processos
Também é importante que você mapeie todos os processos do armazém, do início ao fim, focando, especialmente, naqueles onde há maior risco de ocorrer um erro na separação. Isso poderá te auxiliar na identificação das causas e na resolução dos problemas.
3# Revise suas estratégias de armazenamento
Você precisa reavaliar sempre o layout do seu armazém, checando se os produtos mais vendidos estão nas posições nobres, ou seja, mais próximos da área de expedição. Além disso, deve checar também se todos os itens estão em slots, em locais adequados e devidamente identificados/rotulados; se os itens diferentes estão armazenados em endereços distintos (colocar dois SKUs no mesmo endereço pode gerar confusão); e, ainda, se o mesmo item está em vários locais de coleta, o que pode atrasar a separação e provocar erros.
#4 Assegure-se de que os corredores e endereços estão devidamente sinalizados, assim como os produtos
Verifique se há sinalização nos corredores, se os endereços estão etiquetados e se os itens estão devidamente rotulados e identificados. Você deve facilitar ao máximo o trabalho do separador, de modo a evitar que ele cometa falhas por algum descuido nas identificações e sinalizações.
#5 Aprimore o processo de recebimento e expedição
A entrada de mercadorias sendo mal contadas, atribuídas à locais errados na armazenagem ou qualquer um dos muitos outros erros no recebimento podem ter um impacto no picking. Por isso, é muito importante garantir a eficiência e precisão no processo, com uma conferência rígida na entrada e a correta movimentação para o seu endereço no estoque.
Do mesmo modo, é preciso assegurar uma boa conferência na expedição, pois ali é uma das últimas oportunidades de detecção de um erro antes que ele chegue ao cliente.
#6 Garanta um bom ambiente de trabalho
Funcionários cansados, desconfortáveis ou desmotivados tendem a cometer mais erros. Por outro lado, se eles se sentem motivados e confortáveis, a produtividade será maior. Daí a importância em buscar sempre aprimorar as condições de trabalho, adquirindo ferramentas que possam ajudar os colaboradores a desempenhar suas tarefas, zelando pelo ambiente interno do armazém (boas condições de ventilação, luminosidade, tráfego, etc.) e buscando ouvir os feedbacks das equipes para tornar o trabalho mais saudável e motivador. Isso certamente irá ajudar na concentração e empenho na execução das tarefas. E não se esqueça de oferecer um bom treinamento!
#7 Realize inventários periodicamente
A realização de contagens regulares de estoque permite que os funcionários descubram itens armazenados em locais errados – uma das principais causas de erros no picking. Falhas nas atividades de armazenamento ou reabastecimento podem provocar problemas na separação. Ao fazer os inventários com frequência, é possível identificar os gargalos, corrigi-los e buscar melhorias. Além disso, eles ajudam a manter uma alta acuracidade do estoque, fundamental para evitar o stockout ou o excesso de estoque.
#8 Invista em tecnologia
A maior parte dos problemas citados podem ser resolvidos com tecnologia, especialmente pelo sistema WMS. Ao automatizar as tarefas e centralizar as informações, o WMS reduz muito as chances de erros. O sistema cuida do endereçamento dos produtos, do giro do estoque, da gestão dos níveis de estoque, da geração de ondas de picking (com notificações em caso de erros), das conferências no recebimento e expedição e também dos inventários. E o mais importante: o WMS te oferece dados em tempo real, os quais também podem ser acessados pela sua equipe. Ou seja, seus próprios funcionários podem se autogerenciar.
Além do WMS, contar com coletores de dados fará uma grande diferença em termos de precisão no picking. E se você busca precisão e agilidade, vale a pena investir em sistemas automáticos, como pick-to-light, voice picking, shuttle, etc. Todas essas inovações foram criadas com um único objetivo: facilitar os trabalhos e erradicar os erros. Se você quer uma operação eficiente, contar com as tecnologias é o melhor caminho!
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