Indicador Order Cycle Time (OCT): como medir e alcançar as melhores taxas para o seu negócio

Entenda a importância do indicador Order Cycle Time (OCT) para a avaliação da performance intralogística e da qualidade do serviço prestado ao consumidor.

 

 

Quanto tempo demora entre a confirmação do pedido do seu cliente e a entrega do produto?

 

Talvez você consiga enviar seus pedidos no prazo. Mas há espaço para melhorias?

 

De fato, a qualidade do produto que você vende tem um impacto na satisfação do consumidor. Mas ela não é um fator decisivo. Seu cliente também quer que a entrega seja feita com agilidade, ou seja, é importante priorizar também a qualidade do serviço.

 

COCT (Order Cycle Time)ada vez mais os clientes desejam comodidade nas suas compras e velocidade nas entregas. E muitas lojas já se adaptaram para atender a essa demanda. A Americanas, por exemplo, já conta com modalidades como “Entrega a Jato” (pedidos feitos até às 12h são entregues até às 22h do mesmo dia – *limitados a produtos e regiões específicas) e “Entrega Rápida” (prazo menor que uma entrega convencional). Assim como a Americanas, muitas outras empresas têm desenvolvido estratégias para acelerar suas entregas e ganhar o consumidor. (Veja o case da Drogaria Onofre, que consegue entregar em 90 minutos na cidade de São Paulo).

 

À primeira vista, pode parecer preocupante ver os grandes players do mercado cumprindo prazos de entrega cada vez menores. Mas a verdade é que você não precisa se afastar deles. A sua empresa também pode alcançar essa agilidade. E a primeira medida a ser tomada é avaliar como está o seu desempenho atual.

 

Em nossas últimas postagens, mostramos o quanto é importante contar com indicadores para uma gestão de armazém eficiente, pois a intralogística é parte fundamental no processo de venda. É através das métricas que o gestor consegue medir e avaliar a performance dos processos chave da operação e identificar pontos de melhoria. Tratamos de dois indicadores de extrema importância: o OTIF (On Time In Full) e o OFR (Order Fill Rate) e mostramos como eles são calculados, assim como estratégicas para alcançar percentuais maiores. Neste texto vamos falar do OCT (Order Cycle Time), indicador tem como objetivo analisar exclusivamente a velocidade do atendimento de um pedido.

 

O que é OCT (Order Cycle Time)?

 

O OCT (Order Cycle Time), ou Tempo de Ciclo de Pedido, é um indicador logístico que mede o tempo total transcorrido desde o momento em que o cliente confirma o pedido até a sua entrega ao destinatário. Trata-se de uma métrica importante para qualquer negócio, mas que tem uma relevância ainda maior no comércio eletrônico, onde há uma pressão muito forte para entregas cada vez mais ágeis.

 

Se um cliente esperou demais por um pedido, é bem provável que ele não se sinta motivado a comprar novamente naquela loja. E você não vai querer que isso aconteça com o seu negócio. É por isso que OCT é uma métrica que não pode ser deixada de lado. É através desse KPI que você consegue descobrir se é bom o suficiente para o seu cliente e encontrar maneiras de melhorar.

 

No caso do e-commerce, por exemplo, o ciclo do pedido abrange muitas etapas, desde o momento que o pedido do cliente é confirmado até a entrega do produto. São elas:

 

• O cliente faz um pedido na loja online;
• A logística recebe o pedido;
• É gerada uma ordem de separação;
• A equipe do armazém recebe a tarefa e inicia o processo de separação;
• O pedido é montado, finalizado, embalado e expedido;
• O produto é entregue ao cliente.

 

Se seus processos forem eficientes, o tempo total do ciclo do pedido será mais curto e, se forem ineficientes, mais longo. É por isso que medir o OCT é tão importante, pois caso o OCT esteja alto (ciclo do pedido longo), há um impacto negativo na capacidade de atrair e reter clientes.

 

 

Como calcular o OCT (Order Cycle Time)?

 

O cálculo do OCT é bem simples: basta subtrair da data de entrega a data de realização do pedido e dividir pela quantidade total de pedidos enviados.

 

OCT = data de entrega – data do pedido / número total de pedidos enviados

 

Quanto menor o OCT, melhor.

 

A recomendação para fazer uma boa análise do OCT é considerar as variáveis que podem interferir na medição. Um benchmark recomendado pelos especialistas é um prazo inferior a 24hrs para clientes próximos da sua empresa ou até um limite de 350 km. Contudo, é válido destacar que esse benchmark deve ser adaptado à realidade da sua produção e volumes de venda. O importante é garantir que o prazo de entrega prometido seja sempre cumprido.

 

Caso o seu OCT esteja alto, existem maneiras para você melhorar a eficiência da sua operação e reduzir efetivamente o tempo total do ciclo de pedidos. Embora cada setor e tipo de negócio tenham suas estratégias específicas, alguns métodos podem ser benéficos de forma geral. Confira:

 

 

1. Reduza o tempo dos trajetos dentro do armazém

 

Uma das maneiras mais simples de reduzir o tempo de ciclo é reduzir a distância percorrida para concluir uma tarefa. O tempo que o seu funcionário gasta percorrendo o seu CD para separar um pedido, por exemplo, poderia ser canalizado para outras tarefas que agregam valor, o que tem um grande impacto em sua eficiência e produtividade.

 

Como reduzir esse tempo?

 

Investindo em um bom layout do armazém e contando com um sistema de gestão, como o WMS, que vai definir as melhores posições para cada produto (sugestão de endereçamento), considerando seu giro e suas regras de armazenagem e visando sempre reduzir as distâncias percorridas pelo operador. Outra funcionalidade do WMS que objetiva o melhor aproveitamento dos recursos (pessoas, equipamentos e área) é o agrupamento de tarefas.

 

Após a parametrização no sistema, o WMS passa a indicar tanto o endereço do produto no momento em que ele chega ao armazém, como também sugere os novos locais que o item irá ocupar quando uma transferência de endereço é necessária. Todas as ordens geradas pelo sistema (sejam de armazenagem, reabastecimento e movimentação) têm como premissa tornar as movimentações dos funcionários mais ágeis, o que impacta diretamente no tempo de separação.

 

Esse foi o caso da Drogaria Onofre, que com o WMS Delage Rx, conseguiu reduzir o tempo de separação de pedidos em 75%. (Ver case).

 

 

2. Utilize a modalidade de picking ideal para o seu negócio

 

Realizar o picking com acerto dos produtos e suas respectivas quantidades, a tempo, para o cliente correto e ao menor custo possível é o objetivo principal de um armazém. Não raro, o picking representa mais do que 60% do custo total de um CD. Na maior parte dos casos é mais manual, com uso intensivo de mão de obra, principalmente o picking de fracionados que merece um capítulo à parte.

 

Grande parte do processo diz respeito ao deslocamento dos operadores. Claro que um layout adequado e o uso correto de estruturas e equipamentos de armazenagem têm impacto importante, mas não bastam. Implementar as modalidades ideais de picking à sua operação suportadas por um WMS faz toda a diferença.

 

Muitas vezes, o OCT pode estar alto porque a empresa está adotando uma modalidade de picking que não é a mais adequada para o seu negócio. E a escolha do modelo ideal irá depender de inúmeros fatores (leia mais sobre a escolha da modalidade ideal de picking). Acrescenta-se a isso o fato de que um armazém pode adotar mais de um modelo.

 

O importante, nesse caso, é utilizar a modalidade de separação que vai garantir o máximo de eficiência e agilidade. E mais: de nada adianta ter um picking a princípio ideal se a mercadoria não estiver no lugar e na quantidade correta, envolvendo o menor número de deslocamentos e movimentações possíveis. Por isso, é importante que o giro do armazém se dê em função do picking para que a linha de separação nunca fique desabastecida, o que pode provocar atrasos.

 

E nesse quesito o WMS também ajuda através da solução de Kanban, que conduz a rotatividade do armazém sempre visando o abastecimento das áreas de picking, mas somente quando necessário. Os processos seguem uma linha que visa reduzir as movimentações e acelerar o processamento de pedidos.

 

Em um dos clientes da Delage foi implantado o Kanban, com a criação das tarefas e convocação das movimentações sendo realizada de forma ativa pelo WMS Rx, bastando ao operador seguir a tarefa para ele criada. Em menos de dois meses, esse cliente teve uma redução significativa do número de movimentações, isto é, do esforço realizado, assim como um aumento de eficiência no reabastecimento. O total de ordens de movimentação caiu em mais de 30% e a quantidade unitária reabastecida aumentou em mais de 20%. Tudo isso trouxe mais velocidade ao processamento de pedidos.

 

 

3. Determine e entenda os perfis de cada pedido

 

Se você conseguir entender os perfis de seus pedidos, poderá desenvolver estratégias que permitirão processá-los e enviá-los com mais eficiência. Hoje em dia, é bastante comum a empresa ter várias modalidades de entrega (expressa, rápida ou normal, por exemplo). Como então lidar com vários pedidos de perfis diferentes chegando ao mesmo tempo no CD? Determinando a sua prioridade.

 

Com o WMS, os pedidos são organizados conforme sua prioridade e mais ainda: as ondas de separação são geradas automaticamente, através da solução de Convocação Ativa, escolhendo os profissionais ideais para a execução de cada tarefa. Assim, fica assegurado o cumprimento dos prazos acordados, além de haver uma maior organização do trabalho.

Mobile - RFP

4. Implemente uma tecnologia que evite o stockout

 

Um dos contratempos mais prejudiciais à operação intralogística (e, portanto, ao tempo total do ciclo do pedido) é quando um item solicitado está indisponível no estoque (stockout). Na pior das hipóteses, isso pode interromper completamente a sua operação enquanto você espera por uma reposição do material – impactando severamente sua eficiência geral e a capacidade de atender às expectativas de seus clientes quanto à entrega pontual e precisa.

 

Para que essa situação não ocorra, conte com tecnologias que rastreiam automaticamente o estoque e garantem a acuracidade, ou seja, asseguram que o que consta no estoque físico é o mesmo que está no sistema. E a acuracidade é o segredo para evitar o stockout.

 

 

5. Acompanhe a performance da sua operação em tempo real

 

Uma forma simples e eficaz de evitar que atrasos aconteçam é contar com dashboards que trazem informações sobre o andamento de cada processo do armazém. Com a solução de Gestão à Vista, oferecida pelo sistema WMS, você conta com gráficos e tabelas que são atualizados em tempo real, mostrando o status do atendimento de pedidos (se estão atrasados, em andamento ou finalizados). Caso estejam atrasados, os dados aparecem em vermelho, permitindo ao gestor agir em tempo para que esse atraso não chegue ao cliente. Além disso, são informados também o desempenho de cada funcionário, o que auxilia na busca pela melhoria de performance.

 

Tempo é tudo

 

OCT (Order Cycle Time)A nova configuração do consumo mostra que a confiança na empresa é um fator que pesa na hora da compra. Quando a sua empresa oferece entregas rápidas, ela demonstra que se preocupa com seus clientes. E o retorno virá através das avaliações positivas e da lealdade dos mesmos.

 

É por isso que você precisa utilizar o indicador Order Cycle Time (OCT) em sua operação e estar atento aos seus valores, buscando sempre taxas cada vez menores, as quais significam maior agilidade nas entregas.

 

E lembre-se: cada minuto em que você pode economizar no tempo total do ciclo de pedidos pode ser canalizado para que sua equipe conclua outras tarefas e, assim, gere mais receita ao seu negócio. A implementação das recomendações acima pode te levar longe no caminho para aumentar a produtividade e reduzir o custo por unidade enviada.

 

 

Para conhecer os outros indicadores logísticos, clique nos links abaixo:

 

OTIF (On Time In Full)

OFR (Order Fill Rate)



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