Inventário cíclico: o que é e quais as suas vantagens?

Entenda a definição de inventário cíclico, saiba como é realizado e conheça as suas vantagens

Manter a acuracidade do estoque, ou seja, a equidade entre o que consta no físico e no sistema, é um dos maiores desafios enfrentados pelos gestores de logística. Não é raro que erros aconteçam e haja perdas de produtos ou entradas divergentes do que está registrado. Situações como essa prejudicam muito a gestão do estoque e, até mesmo, o financeiro de uma empresa. Daí a importância de evitar que elas ocorram e também de identificar as divergências a tempo de serem tratadas.

Nesse contexto, um dos processos fundamentais para garantir o máximo de exatidão é a realização dos inventários de estoque. Só que não basta apenas executar a contagem dos itens. É preciso aplicar as estratégias certas para alcançar uma alta confiabilidade. E é aí que se situa o inventário cíclico ou rotativo, modalidade que traz uma série de benefícios para o armazém, incluindo a redução de custos.

Inventário cíclico: definição

O inventário cíclico ou rotativo refere-se à contagem do estoque que é realizada periodicamente, em intervalos regulares ao longo do ano, sejam eles diários, mensais, bimestrais, semestrais, etc. Cada contagem é concentrada em um conjunto determinado de itens, sendo que ao final de um período de tempo, todo o estoque estará contabilizado.

As mercadorias selecionadas para o inventário cíclico e a periodicidade de contagem são definidas com base em diversos critérios de classificação, e cada empresa opta por aquele(s) que faz(em) sentido ao tipo de negócio e produto, com base em sua situação particular e em sua Política de Controle de Estoque. Nessa definição são considerados o giro, o valor da mercadoria, o índice de divergências, dentre outros fatores relevantes.

A contagem cíclica pode acontecer de forma completa ou por amostragem, tendo a possibilidade de chegar ao nível do produto, em seu detalhamento. Além disso, é possível incluir nos inventários periódicos eventuais exceções, como por exemplo, a ruptura de um item no picking ou a falta de um item na reposição.

Modalidades de inventário cíclico

Dentre os principais critérios utilizados nas contagens cíclicas, podemos citar:

» Por amostragem: determina-se um percentual de produtos a ser contabilizado, visando ter uma amostra do nível de qualidade em que se encontra o estoque. (Por ex.: contagem de 20% dos produtos que foram recebidos ou expedidos no dia anterior).

» Por itens movimentados: contagem apenas das mercadorias que tiveram movimentação em um determinado período, entendendo-se que os itens movimentados estão mais sujeitos a falhas devido ao seu manuseio.

» Por qualidade: inventário cíclico focado na análise da qualidade de determinados grupos de produtos, avaliando, por exemplo, seu estado físico, data de validade, contaminação ambiental (química ou biológica), dentre outros aspectos importantes. Para a realização desse tipo de contagem, é importante contar com profissionais bem treinados para a identificação das inconformidades. Caso sejam detectadas avarias, as mesmas são eliminadas e é realizado o acerto do estoque.

» Geográfico: a contagem acontece em uma determinada faixa de endereço no estoque, inventariando apenas os produtos alocados nessa região (*tipos: visual de endereços vazios, de localização, de reserva – movimentações para segregação, região, ruas/corredores, estações de picking).

» Por produto: contagem de um grupo de mercadorias ou mercadoria única pré-determinada em todas as áreas do armazém.

» Por curva: esse é um tipo de inventário cíclico mais elaborado, através do qual se determina pelo giro do produto (Curva ABC) qual a periodicidade do fechamento do ciclo. Por exemplo, podem ser definidas regras de contagem em que produtos das curvas A e B (altíssimo giro) são contados em ciclos mensais, e regras em que produtos B e C (médio e baixo giro) são contados em ciclos trimestrais. Nessa configuração, todos os dias contam-se N itens, nas proporções de cada curva, intercalando as duas regras citadas acima.

Conforme destacamos anteriormente, a escolha da modalidade de inventário cíclico a ser adotada depende das especificidades de cada negócio, entretanto, ao determinar o plano de contagens cíclicas é fundamental considerar que todos os itens do estoque sejam contabilizados ao menos uma vez ao ano. Em geral, a determinação da frequência de contagens e número de ciclos é feita em função da Classificação ABC ou número de posições no CD (endereços).

Benefícios do inventário cíclico

Diferentemente do inventário anual, que requer grande esforço e envolvimento de praticamente todas as equipes, o inventário cíclico é inserido na rotina do armazém, sem necessidade de parar a operação para que a contagem aconteça. Desse modo, é fácil perceber que o inventário cíclico é uma solução mais econômica.

Como as contagens são realizadas de forma periódica, voltadas a um grupo específico de mercadorias, o tempo para a execução é menor, assim como há uma melhor condição de análise das divergências e a rápida tomada de ações corretivas. Nesse sentido, com o inventário cíclico, a empresa consegue manter uma alta acuracidade do seu estoque.

> Confira mais dicas para alcançar um alto índice de acuracidade.

Além disso, os dados obtidos com a contagem cíclica também podem ser usados para orientar as decisões de estoque, produção e distribuição. As equipes terão dados precisos e atualizados sobre o estoque, o que permite tomar decisões mais assertivas, fazer análises regulares e aprimorar as previsibilidade.

Por fim, um benefício inerente todos os ganhos citados é a melhoria do atendimento ao cliente. Quando se tem informações corretas sobre o estoque, fica muito mais fácil evitar o stockout e garantir que a produção ou fornecimento aconteçam dentro do prazo ideal, ou seja, o cliente sempre será atendido em sua demanda porque as mercadorias sempre estarão disponíveis no tempo certo, no local certo e na quantidade certa.

Já deu para perceber que a sua empresa precisa adotar o inventário cíclico o quanto antes, não é mesmo? Para saber como aplicá-lo e tudo o que precisa ser considerado, acesse nosso Guia Completo de Inventário.