Medicamentos controlados: como o WMS ajuda no controle e acuracidade

medicamentos controladosA gestão de um armazém logístico requer o enfrentamento de uma série de desafios e, para quem lida com a cadeia de medicamentos controlados, o empenho deve ser ainda maior. Para se adequar às normas da vigilância sanitária, é preciso, além de ter uma área específica para a armazenagem desses itens (com acesso restrito), manter um rígido controle das suas informações e movimentações.

 

E não basta apenas ter um controle interno. Conforme determina a Portaria nº 344/1998, os distribuidores e varejistas devem enviar semanalmente à autoridade sanitária a escrituração de todas as operações relacionadas a esses produtos, ou seja, é crucial garantir a organização dos dados, atualizando-os frequentemente.

 

Fazer tudo isso de forma manual, sem cometer erros, é praticamente impossível. É por isso que a cadeia de medicamentos tem adotado o sistema WMS para auxiliá-la em toda a gestão do estoque, principalmente no que tange aos itens que requerem controle especial. Com o software, todos os dados e movimentações dos produtos são registradas e atualizados em tempo real, permitindo uma gestão completa e precisa. Ao longo dos próximos parágrafos você vai entender como as regras do software contribuem para um rastreamento completo de produtos controlados.

Sistema WMS: controle e rastreabilidade

 

Uma das premissas do WMS é garantir que os processos sejam ágeis e confiáveis, fazendo o melhor uso dos recursos do armazém e oferecendo dados imprescindíveis para uma gestão eficiente. Para tanto, o sistema controla todas as operações básicas do estoque, começando pela entrada, passando pelo armazenamento e reabastecimento, e finalizando na saída dos pedidos. O WMS assegura que cada mercadoria que entra no centro de distribuição foi conferida e registrada e que todas as suas movimentações serão rastreadas, mantendo um banco de dados que é atualizado instantaneamente.

 

Além das funcionalidades inerentes à entrada e saída de produtos, o WMS conta com inventários cíclicos, através dos quais são feitas contagens periódicas dos itens, assegurando-se que o estoque físico esteja sempre em conformidade com o estoque no sistema.

O papel do WMS na gestão do estoque medicamentos controlados

 

De todas as funcionalidades oferecidas pelo WMS, podemos elencar cinco que auxiliam muito na gestão de medicamentos controlados. São elas:

1- Conferência na entrada

Após a entrada da nota fiscal no ERP da empresa, os dados são transferidos para o sistema WMS. Com a nota já no WMS, cria-se uma ordem de conferência logo que o produto chega ao armazém e o conferente checa os dados todos os produtos, suas quantidades, lotes e data de validade. Somente após a conferência completa é que o item está autorizado a ser armazenado.

2 – Sugestão de endereçamento

Finalizada a conferência na entrada, o WMS fará a sugestão de endereçamento, indicando a melhor posição para o produto, de acordo com as suas características e regras específicas para armazenagem e o seu giro. Importante salientar que o sistema utiliza a cubagem (dimensões e peso), para indicar uma posição que visa também otimizar o espaço de armazenagem.

 

3 – Movimentação de mercadorias

 

Todas as movimentações internas das mercadorias são registradas pelo sistema, garantindo total controle do local onde estão armazenadas. O sistema também envia notificações automáticas de produtos a vencer e vencidos no estoque.

 


4 – Picking

 

O WMS oferece diretivas inteligentes de separação, segundo parâmetros pré-estabelecidos, como FIFO, FEFO, LIFO, LEFO, etc. Além disso, o sistema conta com múltiplas modalidades de picking, seja para paletes, caixas de embarque ou fracionados.

 

5 – Inventário cíclico

 

O WMS conta com conta com conjunto de modelos de inventário ideais tanto para inspeções rotineiras de qualidade quanto para monitoramento das movimentações no armazém. Com os inventários cíclicos, realizados durante a rotina da operação, os estoques são inspecionados com frequência, garantindo não apenas a equidade de dados entre o físico e o sistema, como também a verificação de qualquer danificação visível no produto. O resultado é um aumento significativo da acuracidade do estoque, tornando a operação muito mais confiável, inclusive para os órgãos de inspeção.

WMS na rastreabilidade de controlados: um case de sucesso

 

Conferência e inventários cíclicos: para o gerente de logística Hellry Anderson do Nascimento Silva, que tem grande experiência na gestão de estoque de medicamentos controlados, essas são as duas funcionalidades do WMS que fazem a diferença para esse tipo de cadeia. E ele fala porque viu de perto os ganhos proporcionados pelo WMS Delage® Rx à Drogaria Onofre. “Se você recebe corretamente, todo o restante da cadeia flui bem; dificilmente há quebras”, diz, ressaltando a importância da conferência na entrada. Sobre os inventários periódicos, Hellry destaca que eles são a base para que a operação tenha condições de reportar à vigilância sanitária semanalmente.

 

Na Onofre, os resultados alcançados foram visíveis. Na área de controlados, que tinha 1,5 mil SKUs, a empresa alcançou 100% de acuracidade quanto à quantidade e 99,9% quanto ao lote. “São números impressionantes e que até hoje nós apresentamos como um benchmark no mercado. Posso dizer que em toda a minha carreira eu nunca vi outra operação alcançar um percentual tão alto quanto esse que conseguimos com o WMS da Delage”, diz.

 

Com o software integrado a coletores RF, a Onofre conseguiu ter um controle de estoque em tempo real, o que permitiu o envio dos dados à vigilância sanitária diariamente. “Teve um ano que a vigilância nem foi fazer a inspeção presencial porque entendeu que nossa operação estava indo muito bem”, lembra Hellry. Ele ressalta que com o WMS não foi mais necessário fazer análise de estoque, dada a alta acuracidade alcançada.

 

O gestor de logística destaca, ainda, que a tecnologia auxilia muito, mas que também é importante executar um bom treinamento de equipe, priorizar as boas práticas e ter um conhecimento sobre as movimentações corretas. “E foi isso que buscamos em nossa operação, alcançando um excelente nível de produtividade”, diz.

 

Outro ponto que Hellry destaca é a Gestão à Vista oferecida pelo WMS. “Nós tínhamos uma tabela dinâmica com todos os KPIs importantes, a qual podíamos compartilhar com os clientes e fornecedores, o que nos ajudou a aumentar a confiança deles”. Além disso, a empresa implantou o foto station, ferramenta que tirava uma fotografia do pedido antes da sua expedição. “Nós sabíamos exatamente o que estávamos enviando e para qual destino. Isso nos trouxe 100% de acuracidade na informação”.

 

Questionado sobre o que realmente impactou para que a empresa alcançasse tamanha produtividade, rastreabilidade e acuracidade, ele diz: “o sistema WMS da Delage e todo o empenho da empresa em nos dar o suporte necessário para que aproveitássemos o melhor que o software poderia nos oferecer!”

 

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