Três passos para ser bem-sucedido na implantação do WMS

“Não é o mais forte e nem o mais inteligente que sobrevive. Quem sobrevive é o que está mais disposto à mudança”. Essa frase, dita há quase 200 anos pelo biólogo Charles Darwin, parece perfeita para descrever o cenário dos negócios na atualidade. Diante da alta competitividade e com o rápido avanço das tecnologias, só irá sobreviver quem estiver pronto para mudar. Mas isso não é uma tarefa simples. Mudar faz bem para qualquer empresa, entretanto, a equipe precisa estar pronta para as novidades.

Em se tratando de armazéns, uma das mudanças mais significativas e necessárias é a implantação do sistema WMS (Warehouse Management System). O software de gestão intralogística integra os processos, desde a entrada do produto, passando pelo endereçamento e armazenagem, até a expedição. O WMS foi projetado para facilitar o trabalho no armazém, mas para que cumpra o seu objetivo, precisa ser bem implementado e isso significa contar com um planejamento cuidadoso, contemplando especialmente a gestão de mudanças.

Apesar de existirem vários planos de gerenciamento de mudanças, cada um adaptado à realidade de uma empresa ou setor, existem questões que precisam ser pensadas sempre que qualquer sistema novo for implantado. Por isso, selecionamos alguns passos que precisam ser contemplados em qualquer projeto de implantação do WMS. Alguns deles são de sua responsabilidade e outros que devem ser assumidos pela empresa de tecnologia que você contratou. Confira:

1 – Crie uma lista com todas as ações que devem acontecer na implantação do WMS 

Um plano de mudança só acontece se você e toda a sua equipe compreendem bem o que irá acontecer, por isso, todas as atividades relacionadas à implementação de um novo projeto precisam estar previstas e listadas. E isso vale não somente para o momento da implantação do WMS, como também para a fase de preparo.

Antes do software ser implantado, é fundamental desenvolver ações prévias. Nelas você deve contemplar o a integração com outros sistemas, a avaliação da infraestrutura e requisitos necessários, a revisão dos processos, a distribuição dos equipamentos, a definição de parâmetros e cenários de teste e o estabelecimento de KPIs e relatórios. O planejamento também deve incluir atividades de treinamento conceitual e prático da equipe que irá lidar com o sistema em sua rotina de trabalho. Todos devem estar muito bem informados e familiarizados com o software, os novos equipamentos (como coletores RFID) e os dashbords.

Já para fase de implantação do WMS, não se esqueça de prever ações de suporte. Ao contratar uma empresa de tecnologia, tenha o cuidado de avaliar se o serviço contempla o acompanhamento durante e após a implantação do sistema, incluindo a assistência presencial nos primeiros dias de uso para a estabilização. Você irá notar que esse suporte faz toda a diferença, tanto para dar mais segurança à sua equipe quanto para realizar ajustes de forma rápida e assertiva.

2 – Defina o que medir e como isso impacta na sua operação

Se você optou por implantar o WMS na sua empresa é porque quer melhorar seus números, sejam metas ou indicadores de desempenho. Mas é importante pensar também nos objetivos relacionados à própria implementação do projeto, pensando em questões como: “com que rapidez você quer que as equipes comecem a usar o novo sistema? Como você poderá avaliar se as pessoas estão usando o software corretamente?” Mensurar esses indicadores mostra que você está pensando no WMS de modo holístico e que está pronto para todas as mudanças e para avaliar os impactos positivos em cada função.

Assim, é importante que você indique os seus objetivos o mais claramente possível para que possa contar com relatórios e KPIs precisos que te ajudarão na tomada de decisões.

3 – Esteja disponível para a sua equipe e conte com toda ajuda e suporte

Um dos pontos mais importantes é desenvolver uma ferramenta de feedback. Isso acontece já com o projeto implantando, mas é essencial que seja bem planejado antes. Sua equipe precisará de você, e você precisará de todo o suporte da empresa de tecnologia que contratou para fazer o desenvolvimento e a implantação do WMS.

Seus funcionários terão várias preocupações e dúvidas. Eles precisarão da sua ajuda e você, enquanto líder, precisa estar pronto para receber todos os feedbacks e comunicar aos envolvidos. Para tanto, é fundamental definir como essa comunicação ocorrerá, seja através de uma caixa de sugestões, um quadro branco onde cada seção poderá fazer anotações, reuniões diárias ou mesmo via e-mail. O importante é contar com instrumentos que permitam um diálogo constante entre você, a sua equipe e a empresa de tecnologia que implantou o WMS.

Outra questão fundamental é contar com um suporte ágil e eficiente por parte da empresa que você contratou. E é seu direito exigir isso. Defina previamente como será essa sustentação, quem serão os seus principais contatos e quais as formas de notificação dos problemas.

Por fim, fica a dica: mostre aos seus funcionários que é fácil pedir ajuda. Se eles sabem que podem contar com você, estarão mais empenhados na adaptação aos novos processos e a implantação do WMS na sua empresa tenderá a ser bem-sucedida!

Se você já está considerando implantar o WMS no seu armazém, é importante fazer a escolha do fornecedor de tecnologia com bastante critério. Para te ajudar nessa tarefa, elaboramos um texto com 6 dicas valiosas para escolher o melhor fornecedor de tecnologia para a sua empresa. Não deixe de conferir!