Porque o WMS é a solução para o melhor controle de estoque
O sistema de gestão de armazéns (WMS) é um aliado do controle do estoque porque ajuda no monitoramento de processos, conferência de produtos na entrada e saída, inventários e troca de informações com outros setores da empresa
Todo gestor logístico lida com o desafio de garantir o controle do seu estoque. E essa não é uma tarefa fácil, afinal é necessário ter um alto monitoramento de tudo o que entra e sai do armazém, além de acompanhar os processos internos e ter uma boa comunicação com os outros setores da empresa, como Compras e Vendas. Em postagens anteriores, falamos sobre as causas de problemas no estoque, bem como suas consequências, e apresentamos 10 dias para aprimorar a gestão logística. Neste texto, mostraremos como o sistema WMS pode ser um grande aliado para se alcançar um maior controle do estoque, na medida em o sistema automatiza processos e centraliza as informações, permitindo um monitoramento total de tudo o que acontece dentro do armazém.
Como dizia o escritor Arthur C. Clarke, “qualquer tecnologia suficientemente avançada é equivalente à mágica”. E realmente o que um WMS faz por um centro de distribuição parece um truque. Empresas que antes perdiam grandes somas por falta de controle de estoque e que implantaram o sistema WMS, passaram a conseguir níveis de acuracidade próximos de 100% (veja o case da Dental Cremer). E isso significa ganhos diversos, pois o controle ineficiente do estoque faz com que haja uma série de problemas como: excesso de estoque ou risco de falta de estoque (stockout), perdas que muitas vezes não são percebidas e um custo operacional elevado. É por isso que os principais líderes em Supply Chain já utilizam o software, sendo referência no mundo dos negócios.
O que é o sistema WMS e qual a sua relação com a gestão do estoque?
A sigla WMS vem do inglês Warehouse Management System (Sistema de Gerenciamento de Armazém). Trata-se de um software desenvolvido para oferecer soluções que otimizam os processos operacionais dentro de um CD e com a redução de custos. O WMS não é apenas um sistema para controle de estoque. A tecnologia oferece uma série de funcionalidades que beneficiam a gestão como um todo, pois trata a mesma como se fosse uma linha de produção, em que todas as etapas são importantes para se alcançar o objetivo final – neste caso, a disponibilidade de mercadorias e serviços na quantidade certa, no momento certo e no lugar certo.
O WMS está presente desde o recebimento do produto, passando pelo endereçamento e armazenamento, até a expedição e o abastecimento da linha de produção. Sua missão é garantir que os processos aconteçam de forma organizada e com o melhor uso dos recursos de um armazém (pessoas, equipamentos e área). Quando o produto chega no armazém ou quando um pedido é processado, o WMS difunde uma onda, gerenciando as tarefas que precisam ser executadas, sejam as de armazenamento ou de separação/expedição. Todos esses processos são registrados com as ferramentas adequadas (ex: coletores de RF), permitindo que haja um controle total do que acontece dentro do CD. Isso inclui informações de quantos produtos entraram e saíram, onde estão alocados, nível de estoque, movimentações realizadas, dentre outros dados essenciais para garantir uma gestão logística de excelência.
Como o WMS ajuda efetivamente no controle do estoque?
Essa é uma questão importante e que pode ser respondida de forma simples: ao possibilitar um monitoramento completo das movimentações do produto, registrando todos os processos realizados, o WMS possibilita ao gestor ter as informações certas sobre o estoque. Isso significa que com o WMS o Índice de Acuracidade de Estoque, que mede quanto o estoque físico se equipara ao estoque no sistema, tende a ser próximo de 100%. Nos parágrafos seguintes, detalharemos algumas funcionalidades do software que garantem esse resultado:
Inventário cíclico
Muitas companhias optam por fazer o inventário de estoque apenas uma vez ao ano, o que pode ser um risco, pois qualquer lacuna só será percebida quando for feito o levantamento anual. Com o WMS, é possível realização de contagens cíclicas e com a empresa operando. Essa é uma das grandes recomendações dos especialistas em logística: que as empresas façam inventários periodicamente, uma vez que quanto maior a frequência das contagens, maior a possibilidade de se encontrar a causa das disparidades de estoque, perdas e erros de movimentação e operação.
Além disso, no caso do WMS, como o inventário é realizado de forma automatizada, com auxílio dos registros feitos na entrada, no armazenamento e na saída, o sistema pode ajudar também a reduzir o erro humano na contagem.
Um estudo realizado por Rafael de Assis e Juliana Sagawa, do Departamento de Engenharia de Produção da Universidade Federal de São Carlos – UFSCar, mostrou como o sistema WMS foi fundamental para aumentar a acurácia da empresa pesquisada. Eles avaliaram uma montadora multinacional, a qual implantou o WMS e teve a confiabilidade de estoque elevada de 87% para 98%, com perspectivas de chegar a 99% no ano seguinte. Com o uso do software e a contagem cíclica em tempo integral, houve a redução das divergências em mais de 96%.
Outro benefício do WMS é que o sistema pode oferecer diversos modelos de inventário (Geográfico, Produto, Amostragem, dentre outros) ideais tanto monitoramento das movimentações no armazém como para inspeções rotineiras de qualidade.
Saiba mais sobre os inventários aqui.
Integração com o ERP
A troca de informações entre as equipes de Compras, Vendas e Logística é fundamental. Para isso, é importante que o armazém conte com um sistema que seja integrado ao ERP. Com o WMS isso é possível, formando um processo coeso que começa no ERP, passa pelo WMS e volta novamente ao ERP.
Na verdade, o WMS e o ERP trocam informações o tempo todo a respeito do que deu entrada no armazém, o que foi separado, o que foi faturado e o que foi entregue. Com isso, os setores responsáveis por fazer a compra de mercadorias para a reposição de estoque saberão exatamente quando cada item precisa ser adquirido, mantendo o nível de estoque ideal. Assim também, a equipe de vendedores terá sempre informações atualizadas sobre quantos produtos estão disponíveis para a comercialização. E o mais importante: os gestores do armazém saberão exatamente como se encontra o seu estoque.
Registro e segurança
Como o sistema WMS gera uma onda no CD, fazendo com que cada operador receba a notificação de uma tarefa a ser realizada, precisando bipar os produtos e endereços, todas as atividades são registradas no sistema. Com isso, é possível saber quem executou cada ação, o que garante muito mais segurança.
Registro e segurança significam maior controle de estoque, pois evita extravios e perdas e, quando acontecem, permite a rápida identificação das causas/responsáveis e correção de falhas.
Conferência e rastreabilidade
O controle de estoque também é beneficiado pela rastreabilidade oferecida pelo WMS. Com o sistema, todos os produtos são conferidos na entrada, podendo, inclusive, ser feita uma conferência cega, em que o operador checa os itens sem saber o que consta na nota. Dessa forma, aumenta-se a acuracidade do estoque na medida em que aquilo que está no estoque físico é posteriormente correlacionado ao que está no sistema, permitido a detecção de qualquer falha e os ajustes necessários.
Outra funcionalidade do sistema WMS é a rastreabilidade dos itens. Isso é feito através da bipagem do código de barras e conferência de dados importantes como lote, data de validade ou IMEI. Todas as informações são registradas no sistema assim que um produto dá entrada no armazém. Desse modo, é possível fazer o controle de avarias e monitorar exatamente onde o determinado produto se encontra: se está armazenado, se já saiu para a separação, se foi expedido e o local de sua destinação. Além disso, caso haja produtos vencidos em armazenamento, o sistema também traz essa informação. Lembrando que o software segue os parâmetros FIFO e FEFO.
Enfim, se a sua empresa ainda não possui o nível ideal de acuracidade de estoque (99-100%), é hora de pensar em implantar tecnologias que auxiliem na gestão do armazém. Muitas oportunidades de investimentos no seu negócio podem estar sendo perdidas devido à cobertura de prejuízos causados pela falta de controle. Por isso, é importante priorizar as inovações que vão trazer ganhos reais para a sua operação.
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