Porque o WMS é a solução para o melhor controle de estoque

Sistema de gestão de armazéns ajuda no monitoramento de processos, conferência de produtos na entrada e saída, inventários e troca de informações com outros setores da empresa

 

Todo gestor logístico lida com o desafio de garantir o controle do seu estoque. E essa não é uma tarefa fácil, afinal é necessário ter um alto monitoramento de tudo o que entra e sai do armazém, além de acompanhar os processos internos e ter uma boa comunicação com os outros setores da empresa, como Compras e Vendas. Em postagens anteriores, falamos sobre as causas de problemas no estoque, bem como das suas consequências, e apresentamos 10 dias para aprimorar a gestão logística. Neste texto, mostraremos como o WMS pode ser um grande aliado para se alcançar um maior controle do estoque, na medida em o sistema automatiza processos e centraliza as informações, permitindo um monitoramento total de tudo o que acontece dentro do armazém.

 

Como dizia o escritor Arthur C. Clarke, “qualquer tecnologia suficientemente avançada é equivalente à mágica”. E realmente o que um WMS faz por um centro de distribuição parece um truque. Empresas que antes perdiam grandes somas por falta de controle de estoque e que implantaram o WMS, passaram a conseguir níveis de acuracidade próximos de 100% (veja o case da Dental Cremer). E isso significa ganhos diversos, pois o controle ineficiente do estoque faz com que haja uma série de problemas como: excesso de estoque ou risco de falta de estoque (stockout), perdas que muitas vezes não são percebidas e um custo operacional elevado. É por isso que os principais líderes em Supply Chain já utilizam o software, sendo referência no mundo dos negócios.

 

O que é WMS?

 

A sigla WMS vem do inglês Warehouse Management System (Sistema de Gerenciamento de Armazém). Trata-se de um software desenvolvido para oferecer soluções que otimizam os processos operacionais dentro de um CD e com a redução de custos. O WMS não é apenas um sistema para controle de estoque. A tecnologia oferece uma série de funcionalidades que beneficiam a gestão como um todo, pois trata a mesma como se fosse uma linha de produção, em que todas as etapas são importantes para se alcançar o objetivo final – neste caso, a disponibilidade de mercadorias e serviços na quantidade certa, no momento certo e no lugar certo.

 

O WMS está presente desde o recebimento do produto, passando pelo endereçamento e armazenamento, até a expedição e o abastecimento da linha de produção. Sua missão é garantir que os processos aconteçam de forma organizada e com o melhor uso dos recursos de um armazém (pessoas, equipamentos e área). Quando o produto chega no armazém ou quando um pedido é processado, o WMS difunde uma onda, gerenciando as tarefas que precisam ser executadas, sejam as de armazenamento ou de separação/expedição. Todos esses processos são registrados com as ferramentas adequadas (ex: coletores de RF), permitindo que haja um controle total do que acontece dentro do CD. Isso inclui informações de quantos produtos entraram e saíram, onde estão alocados, nível de estoque, movimentações realizadas, dentre outros dados essenciais para garantir uma gestão logística de excelência.

 

wms-controle-do-estoqueComo o WMS ajuda efetivamente no controle do estoque?

 

Essa é uma questão importante e que pode ser respondida de forma simples: ao possibilitar um monitoramento completo das movimentações do produto, registrando todos os processos realizados, o WMS possibilita ao gestor ter as informações certas sobre o estoque. Isso significa que com o WMS o Índice de Acuracidade de Estoque, que mede quanto o estoque físico se equipara ao estoque no sistema, tende a ser próximo de 100%. Nos parágrafos seguintes, detalharemos algumas funcionalidades do software que garantem esse resultado:

 

Inventário cíclico

 

Muitas companhias optam por fazer o inventário de estoque apenas uma vez ao ano, o que pode ser um risco, pois qualquer lacuna só será percebida quando for feito o levantamento anual. Com o WMS, é possível realização de contagens cíclicas e com a empresa operando. Essa é uma das grandes recomendações dos especialistas em logística: que as empresas façam inventários periodicamente, uma vez que quanto maior a frequência das contagens, maior a possibilidade de se encontrar a causa das disparidades de estoque, perdas e erros de movimentação e operação.

Além disso, no caso do WMS, como o inventário é realizado de forma automatizada, com auxílio dos registros feitos na entrada, no armazenamento e na saída, o sistema pode ajudar também a reduzir o erro humano na contagem.

 

Um estudo realizado por Rafael de Assis e Juliana Sagawa, do Departamento de Engenharia de Produção da Universidade Federal de São Carlos – UFSCar, mostrou como o WMS foi fundamental para aumentar a acurácia da empresa pesquisada. Eles avaliaram uma montadora multinacional, a qual implantou o WMS e teve a confiabilidade de estoque elevada de 87% para 98%, com perspectivas de chegar a 99% no ano seguinte. Com o uso do software e a contagem cíclica em tempo integral, houve a redução das divergências em mais de 96%.

 

Outro benefício do WMS é que o sistema pode oferecer diversos modelos de inventário (Geográfico, Produto, Amostragem, dentre outros) ideais tanto monitoramento das movimentações no armazém como para inspeções rotineiras de qualidade.

 

wms-integracao-erpIntegração com o ERP

 

A troca de informações entre as equipes de Compras, Vendas e Logística é fundamental. Para isso, é importante que o armazém conte com um sistema que seja integrado ao ERP. Com o WMS isso é possível, formando um processo coeso que começa no ERP, passa pelo WMS e volta novamente ao ERP.

 

Na verdade, o WMS e o ERP trocam informações o tempo todo a respeito do que deu entrada no armazém, o que foi separado, o que foi faturado e o que foi entregue. Com isso, os setores responsáveis por fazer a compra de mercadorias para a reposição de estoque saberão exatamente quando cada item precisa ser adquirido, mantendo o nível de estoque ideal. Assim também, a equipe de vendedores terá sempre informações atualizadas sobre quantos produtos estão disponíveis para a comercialização. E o mais importante: os gestores do armazém saberão exatamente como se encontra o seu estoque.

 

Mobile - RFP

Registro e segurança

 

Como o WMS gera uma onda no CD, fazendo com que cada operador receba a notificação de uma tarefa a ser realizada, precisando bipar os produtos e endereços, todas as atividades são registradas no sistema. Com isso, é possível saber quem executou cada ação, o que garante muito mais segurança.

 

Registro e segurança significam maior controle de estoque, pois evita extravios e perdas e, quando acontecem, permite a rápida identificação das causas/responsáveis e correção de falhas.

Conferência e rastreabilidade

 

Através do WMS, todos os produtos são conferidos na entrada, podendo, inclusive, ser feita uma conferência cega, em que o operador checa os itens sem saber o que consta na nota. Dessa forma, aumenta-se a acuracidade do estoque na medida em que aquilo que está no estoque físico é posteriormente correlacionado ao que está no sistema, permitido a detecção de qualquer falha e os ajustes necessários.

 

Outra funcionalidade do WMS é a rastreabilidade dos itens. Isso é feito através da bipagem do código de barras e conferência de dados importantes como lote, data de validade ou IMEI. Todas as informações são registradas no sistema assim que um produto dá entrada no armazém. Desse modo, é possível fazer o controle de avarias e monitorar exatamente onde o determinado produto se encontra: se está armazenado, se já saiu para a separação, se foi expedido e o local de sua destinação. Além disso, caso haja produtos vencidos em armazenamento, o sistema também traz essa informação. Lembrando que o software segue os parâmetros FIFO e FEFO.

 

Enfim, se a sua empresa ainda não possui o nível ideal de acuracidade de estoque (99-100%), é hora de pensar em implantar tecnologias que auxiliem na gestão do armazém. Muitas oportunidades de investimentos no seu negócio podem estar sendo perdidas devido à cobertura de prejuízos causados pela falta de controle. Por isso, é importante priorizar as inovações que vão trazer ganhos reais para a sua operação.

 

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